会議の目的を見失ってしまわぬよう論点を整理しテーマを掲げる

会議の議題を決める

会議の議題を決めるためには、会議の目的設定が重要となります。以下は、会議の目的を明確にして議題を設定するためのポイントです。

・会議で達成するべき目的を明確にする
・参加者の職種、属性、グループの現状を把握する
・参加者の把握をもとに、参加者のレベルや参加者に共通するテーマに合わせて議題を設定する
・議題を設定する際には、1つの会議に議題を詰め過ぎないように注意する

会議のタイプとしては、「ブレインストーミングのようなアイデア出し」、「特定のテーマに関する合意形成」などが考えられます。

合意形成には「問題の解決」、「目標の設定」、「企画の立案」、「ルールや規則の設定」などの種類があり、「問題の解決」は「発生したトラブルへの対処」か「業務における根本的な問題の発見・解決」に分けられます。会議を行う際の参考にしましょう。

アジェンダ(会議の目的、趣旨)を事前に周知する

会議のベクトルを目的の達成に向かわせるために、参加者に対して会議の趣旨がわかるアジェンダを事前に周知することが重要となります。

アジェンダを事前に参加者に伝えていないと、場当たり的な発言が多くなるため、クオリティの高い意見やアイディアを引き出すことが難しくなり、時間の浪費につながります。

会議冒頭で事前に周知したアジェンダを振り返る

事前にアジェンダを伝達したとしても、参加者全員の認識を合わせるために、会議冒頭ではあらためてアジェンダを説明し、特に意識してもらいたい点などを伝えます。

また、会議における段取りや時間配分、追加の連絡事項なども合わせて伝えましょう。このような再確認を繰り返し、参加者全員に主体的に会議に取り組む心構えを持ってもらうことが重要です。