あなたが会議を開く時、「なぜこの会議に呼ばれたのかわからない」「自分の業務とは関係ないことが多いのに・・・」と疑問を抱いている人はいませんか？関係のない人が会議に参加しても、モチベーションを下げることになってしまうので、それぞれの役割を見直し、「過不足のないメンバーを厳選する」ことが大切です。また、議題に対して結論を下せる決定権・裁量権を持つ人に参加してもらうことも重要なポイントとなります。

また、参加者の人数も重要です。7人以上の人数になると、「人数が多いと発言する機会が少なくなる」「後ろにいると自分は関係ないのではと思ってしまう」などの理由で、眠くなってしまう傾向にあるようです。

会議を開催する際には、その目的と、取り上げるべき議題を明確にすることが大きなポイントになります。「今回の会議で導き出すべき結論とは何か」という全体のゴールを設定した上で、アジェンダも含めてそれらを事前に共有しておけば、会議開始の時点からすぐに本題に入れます。「最初の時点から話の軸が見えない」「議題がはっきりしないから終わりがない」「散々意見を交わしても結論が出ず、うやむやのままで終わる」など、無駄な会議にしないためにも、事前の準備をしっかりしましょう。

活発に意見を交わす場にするためには、発言しやすい環境をつくることが重要です。「発言しても否定される」「特定の人のみ発言し、他の人の意見は遮られる」「上司に逆らえない空気がある」などの理由から、発言をためらう人は多くいました。アイスブレイクでリラックスさせた後には、否定をなくし、フラットに話をする場という基本ルールを、全員で共有しましょう。また、「発言するタイミングがつかめない」「ただの報告会のようになっている」など、進行において発言機会を与えていないことが原因となっているケースも。参加者全員が3回発言するなどのルールをつくり、公平に発言機会をもうけることで、参加意識とモチベーションを高めましょう。

会議に遅刻する参加者がいれば、モチベーションは下がり、時間も押すことになります。また、意見がまとまらないまま、いつ終わるのかもわからない長い会議では、生産性がなく、参加者の集中力も下がる一方です。議題に合わせた配分で、きちんと時間内に結論を導き出せることは、ファシリテーターに求められる重要な役割です。また、タイムキーパーの担当を決めておけば、議題と関係ない雑談で脱線しにくくなり、会議全体の緊張感を保つことにもつながります。

議論した内容をその都度整理しながら論理的にまとめ、全員が納得できる結論を導き出しましょう。大きなテーマの結論が出ない状態でも、その日における小さな結論を出し、今後の活動における方向性を示すこと。それを参加者全員で共有すれば、次回の会議までの宿題にできます。そして、すべての決定事項は、5W1Hで再確認し、全員に理解、共有しましょう。