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会議が眠くなるのはファシリテーターの進め方が原因?覚えておきたい「発言しやすい会議」を実現するテクニック

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「眠くなった会議」はファシリテーターの進め方が原因?~ファシリテーターが知っておくべき「発言しやすい会議」を実現する会議の進め方とは~


会議で眠くなる人を出さないようにするためには、積極参加してもらうこと、つまり、「発言してもらうこと」がポイントになります。しかし、多くの人が発言するには「心理的なハードルが高い」と感じているのが現状のようです。そこで、参加者全員が話しやすい環境をつくり、個々の発言を引き出すファシリテーション術をご紹介します。

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ファシリテーターが機能していない会議は眠くなる

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「眠くなった会議」と「眠くならなかった会議」の違いはどこにあるのでしょうか?会議で眠くなった経験がある正社員・契約社員・派遣社員の25~45歳男女644名を対象に、それぞれにおいて、ファシリテーターが機能していたかどうかを質問してみました。

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会議で眠らせないファシリテーションテクニック5つ


それでは「眠らせない会議」を行うために、ファシリテーターは実際にどんなことを行うべきなのでしょうか?会議への参加経験がある644人の回答から見えてきた眠くなる原因や、その時、その場の会議状況をもとに、「眠らせないテクニック」についてご紹介します。

  • 1.会議メンバーを厳選する

    あなたが会議を開く時、「なぜこの会議に呼ばれたのかわからない」「自分の業務とは関係ないことが多いのに・・・」と疑問を抱いている人はいませんか?関係のない人が会議に参加しても、モチベーションを下げることになってしまうので、それぞれの役割を見直し、「過不足のないメンバーを厳選する」ことが大切です。また、議題に対して結論を下せる決定権・裁量権を持つ人に参加してもらうことも重要なポイントとなります。

    また、参加者の人数も重要です。7人以上の人数になると、「人数が多いと発言する機会が少なくなる」「後ろにいると自分は関係ないのではと思ってしまう」などの理由で、眠くなってしまう傾向にあるようです。

  • 2.会議の目的を明確にし、ゴールを設定する

    会議を開催する際には、その目的と、取り上げるべき議題を明確にすることが大きなポイントになります。「今回の会議で導き出すべき結論とは何か」という全体のゴールを設定した上で、アジェンダも含めてそれらを事前に共有しておけば、会議開始の時点からすぐに本題に入れます。「最初の時点から話の軸が見えない」「議題がはっきりしないから終わりがない」「散々意見を交わしても結論が出ず、うやむやのままで終わる」など、無駄な会議にしないためにも、事前の準備をしっかりしましょう。

  • 3.会議参加者が発言しやすい雰囲気をつくる

    活発に意見を交わす場にするためには、発言しやすい環境をつくることが重要です。「発言しても否定される」「特定の人のみ発言し、他の人の意見は遮られる」「上司に逆らえない空気がある」などの理由から、発言をためらう人は多くいました。アイスブレイクでリラックスさせた後には、否定をなくし、フラットに話をする場という基本ルールを、全員で共有しましょう。また、「発言するタイミングがつかめない」「ただの報告会のようになっている」など、進行において発言機会を与えていないことが原因となっているケースも。参加者全員が3回発言するなどのルールをつくり、公平に発言機会をもうけることで、参加意識とモチベーションを高めましょう。

  • 4.会議の開始時間、終了時間を厳守する

    会議に遅刻する参加者がいれば、モチベーションは下がり、時間も押すことになります。また、意見がまとまらないまま、いつ終わるのかもわからない長い会議では、生産性がなく、参加者の集中力も下がる一方です。議題に合わせた配分で、きちんと時間内に結論を導き出せることは、ファシリテーターに求められる重要な役割です。また、タイムキーパーの担当を決めておけば、議題と関係ない雑談で脱線しにくくなり、会議全体の緊張感を保つことにもつながります。

  • 5.会議の結論を導き、共有する

    議論した内容をその都度整理しながら論理的にまとめ、全員が納得できる結論を導き出しましょう。大きなテーマの結論が出ない状態でも、その日における小さな結論を出し、今後の活動における方向性を示すこと。それを参加者全員で共有すれば、次回の会議までの宿題にできます。そして、すべての決定事項は、5W1Hで再確認し、全員に理解、共有しましょう。

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■書き出すことで発言を引き出すツール

  • 「ポスト・イット® 強粘着ノート アイディアパック」(※1)は、配布しやすい少量パッドのカラーアソートパック。一人一人に意見やアイディアを書き出してもらうことで、全員参加を促しやすくなります。約2倍の粘着力(当社通常粘着製品比)で、壁などの垂直面に貼ったり、移動して貼り直したりするアイディア出し会議にぴったりです。

    ※1「ポスト・イット® 強粘着ノート アイディアパック」

  • 【調査概要】
    スリーエム ジャパン株式会社 仕事に関するアンケート
    調査期間:2016年10月4日~10月5日
    調査方法:インターネットリサーチ
    調査対象:会議への参加経験があり、会議で眠くなった経験があると回答した25~45歳の正社員、契約・派遣社員 男女644名

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ファシリテーションは業界リーダーたちに学べ!

ポスト・イット® チームワークソリューション製品を使い、会議を効率的に進めるための工夫を実践している、業界リーダーたちをご紹介します。

独自のルールをつくって全員参加型の会議を行う工夫や、キックオフミーティングによる早期の関係性構築を行う工夫には、会議効率化のヒントになる方法が満載!いずれも、会議の主催者と参加者が“ルール”や“目的”を共有することで、全員の意識改革に結びつけた成功事例です。

ポスト・イット® チームワークソリューション製品は、ファシリテーションの改善だけでなく、会議成功のための素地づくりにも貢献できるツールです。成功事例を参考に、あなたの会議にも取り入れてみませんか?

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■チームワークソリューション導入事例

  • エン・ジャパン株式会社
    手書きコミュニケーションツールを使ったアイディアの出し方、発想法

    エン・ジャパンは、TVコマーシャルなどでもおなじみの「入社後」までを見据えた総合求人・転職支援サービス「エン転職」を始め、人材採用・入社後活躍を軸に様々なサービスを提供しています。その中で、デジタルプロダクト開発本部 プロモーション部は、求職者が本当に必要としている情報を適切に届けるべく、デジタルマーケティングを担当しています。この部署では最近、ポスト・イット® ホワイトボードフィルムやポスト・イット® 強粘着ノートを積極的に活用しているそうです。なぜ、デジタルとは一見、相反する手法にも見える、手書きのコミュニケーションツールを使うようになったのか。そして、実際にどのような効果が得られたのか。現場の生の声を伺いました。

  • 株式会社リクルートマーケティングパートナーズ
    社内コミュニケーションを活性化する会議進行方法とは

    リクルートマーケティングパートナーズ(以下、RMP)は、2012年にリクルートが分社化した際に誕生した企業の一つ。「ゼクシィ」や「スタディサプリ」「ケイコとマナブ」「カーセンサー」など、名だたるサービスを展開しています。
    しかし、サービスが多岐に渡ること、また分社化によって生まれたため、設立当初は「会社のビジョンが見えない」「部署を超えた横のつながりがほとんどない」といった課題を抱えていました。

    そこで、2013年に社内コミュニケーションの活性化を目的とした全社的なプロジェクトを発足。今では部署をまたいだ連携が行われたり、新規事業コンテストの件数が増加するなど、大きな成果を上げています。
    具体的にどのような取り組みを行ったのか。同社の“One RMP プロジェクト”の中心メンバー、桑原 史帆さんに詳しくお話を伺いました。

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    ファシリテーションの仕方が分からない

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    目的を共有するのが難しい / 途中で目的を見失いがち

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    ポスト・イット® ホワイトボードフィルムサンプル配布中

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