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立ち会議・オープンミーティングで「会議室不足」を解決、意見交換も活発に!

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「会議」を救うのは、会議室から離れることだった!?環境を変えれば、意見交換も活発に~ポスト・イット® 製品があれば、いつでも・どこでも会議が可能~


「会議室を予約しようとしたら、会議室が埋まってる…」と困っている人、結構いるのではないでしょうか?特に、何かと会議が増える新年度は、会議室不足に悩む人も多いはず。

今回は、社内会議に週1回以上参加している正社員、契約・派遣社員25~45歳の男女1,333名を対象に、会議室不足の実態や、会議室以外で会議を行うことのメリットについてアンケート調査を実施しました。
「会議をする場所は“会議室”」という概念が当たり前となっていますが、会議室ではなく、いつもと違う環境で行ってみたらうまくいったというケースが意外とあるものです。“会議室”から離れてみることで、会議そのものの内容がどう変化するのか、会議室以外で会議することのメリットなど、あなたも参考にしてみませんか?

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会議が増える新年度、2人に1人が「会議室不足」で困っている状況に!

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会議が増える新年度に、「会議室の空きがなくて困ることがあるかどうか」を聞いたところ、2人に1人が会議スペース不足についての悩みを持っていることがわかりました。会議を会議室以外で行わざるを得ない状況もあるようです。

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「いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うこと」にメリットを感じている人が45.6%。

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「会議室以外の場で会議を行うこと」には、こうした会議室不足を物理的に解決できるメリットがありますが、果たしてそれだけでしょうか。

「会議室が空いていない」などの理由ではなく、その他の目的を持って「会議室以外で会議を行うこと」があるかどうか聞いてみたところ、全体の45.6%が「よくある」(13.0%)、「ときどきある」(32.6%)と回答。つまり、45.6%の人が「いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うこと」にメリットを感じていると言えます。では、そのメリットとは一体どんなものなのでしょうか?

いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行ったことがある400人に、「どんなメリットがあるのか」「どのような場所で会議を行っているのか」「会議の時にあると便利だと思うものは何か」について聞いてみました。

400人に聞いた!いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うことのメリットとは?

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いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うメリットは、会議が活性化できること。

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いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うことにメリットを感じている400人に、「会議室以外で会議を行うことの理由」を聞いたところ、「すぐにできるから」「意見交換が活発になる」「上下関係を意識せず自由に発言できる」など会議室以外で会議を行うメリットが浮かび上がってきました。

“会議室で行う場合、場所をセッティングする準備などがあり、その間に情報が陳腐化してしまうから。(男性/事務)”
“時間がない時に全員が会議室に集まるのは難しい。(女性/技術系)”

などの意見が多く、タイミングを逃さないため、業務効率を下げないために会議室以外で会議を行うケースも多いようです。

“ざっくばらんに意見を聞くことができるから。(男性/技術系)”
“会議室では緊張感があるため、有意義な意見が出ないから。(男性/事務)”
“重苦しい雰囲気の打破。(女性/設計・デザイン)”

など、会議そのものの停滞ムードが打破されるという意見も多くありました。
結論としては、会議室以外で会議をすることには、

“いろいろな人が気軽に意見を出しやすい。(男性/人事・法務・総務)”
“新鮮なアイディアが出やすくなる。(男性/営業・営業企画)”
“場所を変えることで気分転換でき、いいアイディアが出る。(女性/営業・営業企画)”

といった、会議を活性化できるメリットがあるようです。

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いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行う場所は「共有スペース」。気軽に意見交換できる雰囲気がカギ。

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さらに、会議室以外で会議を行う場合「どこで行うか」を聞いたところ、「共有スペース」が8割を超える結果に。そうしたスペースの場合、上座や下座などの形式にとらわれずに自由な発言ができたり、個々の距離が近くなったり、密室のような圧迫感がなくなったりすることで、気軽に意見を交換できるようです。
また、その他の場所としては、

“堅苦しくない雰囲気で自由な意見を引き出すため、喫茶店でコーヒーを飲みながら会議をした。(女性/営業・営業企画)”
“食事をしながらなど環境を変えるといつもと違う雰囲気になる。(男性/技術系)”

などの意見があり、コミュニケーションや発想の活性化のためにリラックスした雰囲気を作っている人もいました。その一方で、

“メイン担当者のデスク周りでPCのモニターを見ながら行うと、柔軟な発想が出やすくなる(男性/営業・営業企画)”
“現場を見ることで、新たな気づきや発見があるから。(男性/技術系・ハードウェア関連)”

など、会議で話し合うべき内容を把握しやすくする工夫をしている人もいました。

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しかし、会議室以外では「プロジェクター」「ホワイトボード」がないため、進行に不便を感じることも。

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便利なのに会議で使用していない理由は?
社内会議で「あると便利だと思うもの」について質問したところ、「パソコン」(62.5%)、「プロジェクター」(61.0%)、「ホワイトボード」(60.0%)が上位になりました。会議における“情報共有”や“会議テーマの把握”のためには、欠かせないもののようです。具体的には、

【プロジェクター】
“各自が持っている情報を視覚的に説明でき、理解が深まる。(男性/技術系・ハードウェア関連)”
“全員が同じところを見るので、集中力を上げ、一体感が生まれる。(女性/営業・営業企画)”

【ホワイトボード】
“議論や意見を可視化できる(男性/人事・総務・法務)”
“重要でないことでも手早く書ける。(女性/技術系・ソフトウェア関連)”

という声が挙がりました。また、便利だと思っているのに実際には使っていない人に対して、「なぜ使用していないのか」聞いたところ、

【プロジェクター】
“台数が足りない。(男性/建築・土木・設備工事)”
“置く場所がない。(男性/技術系・ソフトウェア関連)”

【ホワイトボード】
“設備が重い。(男性/事務)”
“貸し出し中であることが多いから。(女性/事務)”

などの意見が。どちらも会議室の設備としてあることが多く、その他の場所で利用する際はスペースがなかったり、数が足りなかったりという問題点があるようです。

  • まとめ

    会議室以外で会議を行うことにメリットを感じている多くの人は、「意見が出やすくなる」「個々の意見をはっきり言える」「話しやすい雰囲気を作ることで、いろんなアイディアが生まれる」など、会議内容そのもののクオリティー向上に役立つと考えているようです。まずは、「会議は会議室で行うもの」という既成概念をなくすことが、会議自体を活性化し、より良い会議にすることができると言えそうです。そのため、会議室が不足している状況だったとしても、むしろそれは、「活発に意見交換できる場を作れる機会」なのです。会議室を離れ、いつもとは違う環境作りをすることで、会議のクオリティーもさらにアップできるでしょう。

    【調査概要】
    スリーエム ジャパン株式会社 仕事についての事前アンケート①
    調査期間:2016年3月3日~3月9日
    調査方法:インターネットリサーチ
    調査対象:社内会議に週1回以上参加している正社員、契約・派遣社員の25~45歳の男女1,333名
    スリーエム ジャパン株式会社 仕事についてのアンケート②
    調査期間:2016年3月8日~3月10日
    調査方法:インターネットリサーチ
    調査対象:いつもと違う環境(会議室以外)で会議を行うことにメリットを感じている正社員、契約・派遣社員の25~45歳の男女400名

  • 会議室以外で会議をするときの便利ツール

    「ポスト・イット® イーゼルパッド」は、会議の必需品であるホワイトボードがない場所でも、効率的な会議環境を作れます。
    持ち運びができるのでいろいろな用途に利用でき、2タイプから使い方に合わせて選ぶことも可能。1枚ずつはがせるので、壁などに貼り出したり、次回の会議の際にも持ち運んだりと、より有意義な会議内容にするため、ご活用いただけます。

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    会議室が足りない/話し合う場所が無い

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    ホワイトボードが無い/足りない

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