このように会議のスタイルを変えることで、ものすごいスピードで色々なことが決まっていったり、アイディアが出るようになったりと大きな効果を実感している宗像さん。複数のメンバーを集めて開く会議だけでなく、例えば企画書やプレゼンを作らなければいけないといったシーンでも、「そばにいるメンバーに付き合ってもらって30分程度のプチ会議を開く」そうです。短い時間でも会議を開いて骨子を作ってしまうことで「トータルの時間を半減させて、質を1.5倍にするぐらいの効果がある」。

さらに、ビジネスに直接結び付くメリットだけではなく、「社内にアイディアを出すって良いことなんだというような風潮が生まれて、組織の活性化や世代間ギャップの理解にも役立っている」とのこと。まるでどこかの本のタイトルのようですが、まさに「会議を変えれば会社が変わる」を体現していると言えます。一見ハードルが高そうに見えますが、今回紹介したステップのように、「仕組みさえきちんと導入すれば回るようになる」(宗像さん)という心強いアドバイスも。あなたの会社でも実際にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

●会議の準備とはじめ方：
予め会議のグランドルールを設け、会議室に必要なツールを用意し、参加者にアジェンダを共有する

●会議の進め方：
チェックインで緊張をほぐし、制限時間を設けて集中してアイディアの発散と収束を行い、分類後にネクストアクションを定義/分担する

●会議の振り返り(議事録・アンケート)：
議事録は分類されたポスト・イット® 強粘着ノートをカメラで撮るのみとし時短化。さらに会議のアンケートをとることで仕組み化をはかり定着を促す。