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「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術
~会議前の準備(ルール・アジェンダ)編~

「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術
~会議前の準備(ルール・アジェンダ)編~

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会議の振り返り(議事録・アンケート)

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1. 会議の議事録をまとめる

  • 会議の会議の議事録をまとめるのに、あえて新規に書類を作る必要はありません。イノーバでは時間を節約するために(ポスト・イット® 強粘着ノートが分類された)ホワイトボードをそのまま写真に撮って議事録として使っています。会議の議題ごとにチャットツール上でグループを作ってやりとりしており、議事録の写真もそこにアップ。さらに宗像さんは時折その写真をA3の紙に印刷して次の会議で使う、という使い方もしているそうです。

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2. 会議についてアンケートをとる

  • 「仕組み化が好きでやりっぱなしが嫌い」と語る宗像さん。会議スタイルの変革も「最初は盛り上がるけどその後みんなやらなくなるのでは」との思いで、幹部に向け週次でのアンケートを実施。11項目をそれぞれ5段階評価で採点し、アンケートツールで回収。ファシリテーターにも同様のアンケートを半年に1回程度実施しているとのこと。「定着させるためには、自分の振り返りのタイミングを増やせばいいと思った」と語る宗像さん。部下に対する理解にも非常に役立っているそうです。

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会議を変えれば会社が変わり、問題解決のスピード、質は向上する

  • このように会議のスタイルを変えることで、ものすごいスピードで色々なことが決まっていったり、アイディアが出るようになったりと大きな効果を実感している宗像さん。複数のメンバーを集めて開く会議だけでなく、例えば企画書やプレゼンを作らなければいけないといったシーンでも、「そばにいるメンバーに付き合ってもらって30分程度のプチ会議を開く」そうです。短い時間でも会議を開いて骨子を作ってしまうことで「トータルの時間を半減させて、質を1.5倍にするぐらいの効果がある」。

    さらに、ビジネスに直接結び付くメリットだけではなく、「社内にアイディアを出すって良いことなんだというような風潮が生まれて、組織の活性化や世代間ギャップの理解にも役立っている」とのこと。まるでどこかの本のタイトルのようですが、まさに「会議を変えれば会社が変わる」を体現していると言えます。一見ハードルが高そうに見えますが、今回紹介したステップのように、「仕組みさえきちんと導入すれば回るようになる」(宗像さん)という心強いアドバイスも。あなたの会社でも実際にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

  • 「採用のためのアイディアを出そう」と様々な部署から社員が集まり、ランチの時間を利用して会議が開かれた様子。このようにイノーバでは、社員の自主的な取り組みが増えている

  • イノーバ式会議のステップまとめ

    ●会議の準備とはじめ方:
    予め会議のグランドルールを設け、会議室に必要なツールを用意し、参加者にアジェンダを共有する

    ●会議の進め方:
    チェックインで緊張をほぐし、制限時間を設けて集中してアイディアの発散と収束を行い、分類後にネクストアクションを定義/分担する

    ●会議の振り返り(議事録・アンケート):
    議事録は分類されたポスト・イット® 強粘着ノートをカメラで撮るのみとし時短化。さらに会議のアンケートをとることで仕組み化をはかり定着を促す。

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    ポスト・イット® 製品の仕事効率化アプリで議事録作成

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