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「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術
~会議前の準備(ルール・アジェンダ)編~

「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術
~会議前の準備(ルール・アジェンダ)編~

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会議の進め方

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1. 会議の概要説明とチェックイン(アイスブレイク)

  • 会議を開いたらまず、ファシリテーターが会議の目的と最終的にたどり着きたいアウトプット、どういうアジェンダでそれを進めるかを全員に共有します。さらに、「チェックイン」と呼ばれるアイスブレイクを会議の冒頭に行います。30秒あるいは1分といった短い時間で一人一言ずつ順番に喋ります。例えば月曜日であれば週末に何をしたか、金曜日であれば今週どうだったかなど、その内容は何でもOK。「みんなの頭がスムーズに動いて、発言しやすくするためのコツ」(宗像さん)というわけです。

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2. 全員でとにかくアイディアを出す(発散)

  • ここからはアジェンダに沿って時間を区切ってどんどん効率良く進めていきます。まずはアイディア出し。「発散」の時間です。メンバーの意見・考えを一気に吐き出していきます。効率を高めるため、例えばキッチンタイマーで制限時間を5分間に設定し、全員がペンを持ってポスト・イット® 強粘着ノートにアイディアを書き出していきます。時間を短く区切ることで参加者の意識を「書き出すこと(発散)」に集中させることができます。イノーバではこの「発散」を大事にしています。5分経ったらそれらをすべてホワイトボードに貼り出し、次のステップに移ります。

  • 制限時間終了までポスト・イット® 強粘着ノートへアイディアをスラスラ書き出し続ける

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3. アイディアを発表する(収束)

  • ホワイトボードに全員のアイディアを貼り出したら、今度は「収束」の時間です。意見・考えをまとめていきます。ここでもポイントは時間を設定すること。全員がすべてのアイディアを読み上げるのは非効率なので、イノーバでは、ひとり30秒といった短い時間を設定し、書き出したアイディアの中で一番自分がおススメしたいのは何か、またはポイントと思っているのは何かを要約して順番に発表していきます。これまでの会議のようにただ参加するというスタイルは一切通用しません。もちろん、なかには今はその話ではないというような、議題とずれた話をするケースもありますが、それは大事な意見だけれども後で話しましょうという意味で「今のはパーキングロット(※1)だね」とファシリテーターが都度修正し、本筋に戻すとのこと。また、それに対してファシリテーター、発言者ともマイナスに感じる必要はないという雰囲気を作ることが大切だといいます。

    ※1 パーキングロット:元は駐車場という意味のファシリテーション用語。議論の主軸ではないが価値ある話題が出てきた際に、ファシリテーターが一時的に遮り、主軸の話を終えたあとで議論できるように話題を貯めておく。その手法および書きためる場所を指す。

  • 全員がアイディアをホワイトボードに貼り出したのちに、1人30秒で要旨について順に話していく

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4. アイディアを分類し、まとめる

  • アイディアを発表したらすぐに分類に取りかかります。まずホワイトボードに貼ってあるたくさんのポスト・イット® 強粘着ノートから、同じグループにまとめられそうなものを一カ所に集めてみます。みんなで意見を言いながら、途中でグループごと変えたり、グループをさらに分けたりしても構いません。ひと通りグループに分けられたら、今度はホワイトボードマーカーでグループ化したポスト・イット® 強粘着ノートを囲み、そのグループのキーワードを書き込みます。この作業をイノーバでは参加者全員がホワイトボードの前に集まり、ものすごい勢いで行います。ポスト・イット® 強粘着ノートの多いグループはみんなが共通で課題に感じているところだからしっかり解決しようとか、数は少ないけれどこれはすごいいいアイディアだというように、分類によってアイディアを見える化できます。もちろん、時間内に結論が出ないケースもありますが、「この時点で方向性は見えているのであとは、発散と収束を繰り返せばよい」と語る宗像さん。時間を決めずにダラダラと会議を進めるよりもこの方が圧倒的に効率的に結論を出せるというわけです。

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  • ホワイトボードに貼ったポスト・イット® 強粘着ノートをグループ化しながら手法を説明してくれる宗像さん。

  • 参加者はポスト・イット® 強粘着ノートに考えを書き出し、ホワイトボードには決定事項を記入する

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5. 次のアクションを決める

  • 「当社はやりっぱなしを許容しません」と宗像さん。会議で参加者全員の共通見解が出たら、誰がいつまでに何をするのか、次のアクションも会議中に決めてしまいます。多少仕組みやルールがある方が自動化して動きやすいそうです。

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