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ファシリテーター経験者に聞いた。「ふせん/粘着剤付きシート」に書き出し、可視化することで新しいアイディアを思いつく人が増加。

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「ふせん/粘着剤付きシート」に書き出すと、新しいアイディアを思いつく人が増加!〜ポスト・イット® 製品が企画会議のファシリテーターのお悩み解決〜


「企画会議が停滞し、時間ばかりが過ぎていく…」。ファシリテーターとして会議を進行する際、そんな焦りを感じる人も少なくはないのでは?

そこで今回、企画会議に月1回以上参加している正社員、契約・派遣社員25〜45歳の男女400名に、企画会議中の課題についてアンケート調査を実施。ファシリテーター経験者が一体どんな課題を抱え、どんな工夫をしているのか、サクサクと進行し実りある会議にするためのヒントを探ってみました。

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アイディア出しは企画会議の肝!ファシリテーター経験者の約8割が発言を促す工夫を実践

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会議進行時にアイディア出しを促す工夫を「している」と回答した人は、全体の約8割いることがわかりました。

しかし、ファシリテーターが工夫している内容としては、

“順番に発言させる(営業・営業企画/男性)”
“冗談でも何でも気軽に発言できる雰囲気作りをする(技術系・ソフトウェア関連/男性)”
“どんな意見も否定しない(事務/女性)”

といった工夫が多く、実際に何か道具を取り入れる、会議の構成を変えるというより、アイディアが出やすい「雰囲気作り」を重視しているようです。具体的な手を打たずに、ファシリテーターの“心がけ”だけで、本当に悩みは解決できているのでしょうか?

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ファシリテーターの9割が会議進行に悩んでいることが判明!そのお悩みとは?

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「アイディア出しの工夫をしている」と約8割のファシリテーターが回答していたにも関わらず、現実にはそれを上回る9割もの人が会議の進め方についての悩みを抱えていました。

具体的には、「結局、一部の人の意見に流されてしまう」(23.9%)、「活発にアイディア・意見が出てこない」(23.2%)という悩みが上位を占めました。では、活発に意見やアイディア を出し合い、実りある会議にするためには、どのような工夫をしたら良いのでしょうか?

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ふせん/粘着剤付きシートに書き出したら… 新しいアイディアを思いついた人が増加!

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活発に意見やアイディアを出し合う会議にする方法を探るため、会議参加者の声も聞いてみたところ、 会議中に「ふせん/粘着剤付きシート」にアイディアを書き出している人の66.0%が新しいアイディアを思いついたことがあると回答。一方「ふせん/粘着剤付きシート」を利用していない人ではアイディアを思いついたことがある人は38.0%にとどまり、「ふせん/粘着剤付きシート」に書き出している人のほうが、“新しいアイディアを思いつく”割合が高いという結果が出ました。ツールとして「ふせん/粘着剤付きシート」を活用し、そこに「書き出す=“可視化する”」という方法は、確実に有効な工夫だと言えるでしょう。

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ふせん/粘着剤付きシート利用者から喜びの声が!企画会議で「意見が活発に出る」「議論をまとめやすい」と評価

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企画会議で「ふせん/粘着剤付きシート」を使うメリットとして、

“1枚に1つぶやきすればいいので、深く考えずにどんどん意見を出せる。(事務/女性)”
“雰囲気がやわらぐ。全員が注目するため、トピックにも集中できる。(広報・宣伝/女性)”

など、参加者からの意見が出やすくなることに加え、会議の雰囲気作りや議題の共有においても役立っていたり

“会話が整理しやすく、具体性が増す。(事務/男性)”
“思いつきでの発言を忘れないことで、より付加価値のある発言が期待できるようになった。(経営・管理/男性)”

など、出た意見を分類してまとめやすくなるメリットや、さらなるアイディア出しにつなげられるという声もあがっています。

「ふせん/粘着剤付きシート」を使うことで「アイディアが活発に出る場を作る」と同時に、参加者全員のアイディアを視覚化しながら分類していくため、「一部の人の意見に流されやすくなることを避ける」ためにも有効な手段と言えます。

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ふせん/粘着剤付きシートを使うと「はがれやすい」「落ちやすい」などの不満を感じている人も

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会議で「ふせん/粘着剤付きシート」を使うことでアイディアが出やすくなることがわかりましたが、「ふせん/粘着剤付きシート」に対する不満の声もちらほら。

“粘着力が弱いので、貼り直しには向いていない(事務/男性)”
“落ちやすいため、情報が漏れやすいので、注意をする必要があると思う。(技術系・ソフトウェア関連/男性)”

といった、はがれやすさや紛失しやすいことに対する不満の声が多く見られました。また、会議中には、ホワイトボードやプラスチックの壁面に貼ることが多く、それを何度も貼り直すため、粘着力に問題を感じている人もいるようです。そのほかにも、文字を書く際により大きいサイズのものを望む声や、色分けして分類できるようなものを望む声がありました。

会議で使う「ふせん/粘着剤付きシート」は、アイディアを貼り出して視覚化したり、移動させながら分類したりすることで、自然と多くの意見があがることから「何度貼り直しても、はがれにくいこと」「壁などの垂直面にもしっかり貼れること」が重要な要素だと言えるでしょう。

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まとめ

ファシリテーターを悩ます企画会議の進行。うまくいかない原因を解消するためには、ファシリテーターが参加者全員からアイディアを引き出し、整理する工夫が必要であり、そのためには「書き出す=“可視化”すること」が大切です。ツールとして「ふせん/粘着剤付きシート」を使えば、企画会議でアイディアが出やすくなり、一部の意見だけでなく、全体の意見を視覚化して分類することができるでしょう。一方、会議で使用する「ふせん/粘着剤付きシート」がはがれやすく落ちやすいなどの不満を持つ人も見られ、アイディア出し会議における課題となっています。

【調査概要】
スリーエム ジャパン株式会社 仕事に関するアンケート
調査期間:2015年12月17日〜12月21日
調査方法:インターネットリサーチ
調査対象:企画会議に月1回以上参加している正社員、契約・派遣社員 25〜45歳の男女400名(Qzoo会員)

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ファシリテーターにおすすめのツール

「ポスト・イット® 強粘着ノート」はこれらの課題解決に最適です。
約2倍の粘着力(当社通常粘着製品比)で、壁などの垂直面に貼ったり、移動して貼り直したりするアイディア出し会議にぴったりです。
大きさやカラーのバリエーションも豊富。会議の場を活性化し、成果を上げるためのツールとして広くご活用いただけます。

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