ポスト・イット® 製品を活用したファシリテーション※でワークショップを積極的に行っている企業があります。それは、世界各国に約17万人の従業員を擁し、日本最大のITサービス企業として知られる富士通株式会社です。同社によると「いままでのビジネスは受託型が中心だったが、これからは提案型・問題解決型にシフトしなければ生き残っていけない、という危機感がその背景にある」そうです。
新しい価値を創出したり、社会的な課題を解決したりするのに、組織の垣根を越えて様々な人々が“共創”する場となるワークショップは効果的だといいます。そこで、今回は主に社内でファシリテーションの普及・向上を主導している未来ソリューションチームのメンバーにお集まりいただき、その魅力やポスト・イット® 製品の使い勝手など、現場ならではのお話を伺いました。

※ファシリテーションとは？
会議やワークショップなどで、意見を引き出したり、話の流れを整理したりして、グループによる活動がスムーズに進むように支援すること。その役割を担う人をファシリテーターと呼びます。

未来ソリューションチームのメンバーは現在4名。いずれもファシリテーターとして、社内の様々な部門をつないでワークショップを開催しています。その魅力について、「例えばモノづくりをしている部門では、主にスペックや性能を追いかけていて、対話をして何かを生み出すという作業が不得意なメンバーが多いのですが、一度体験してもらうことで、“普段あまり意見を出さない人からも積極的に意見を引き出せた”　“普段あまり付き合いのない部署の意見を直に聞けた”　“アイディアの量が増えて時間の短縮にもなった”といった声が多く聞かれる」と豊原さんは語ります。ワークショップは、誰かひとりがしゃべってほかの人は聞き役というスタイルではなく、参加者全員がアイディアを書いたり、発言したりすることで場が進むので、最初は懐疑的な人も “この場で何かが生まれる”という可能性を感じて “またやってほしい”　“自分の部署でももっと広めていきたい”という意見に変わるそうです。小堀さんも「いきなりどうですか、と意見を求められるのではなく、まずは全員が自分のアイディアを手元で書くので、頭の整理ができて発言しやすい」とその魅力を紹介します。誰が書いたアイディアかは区別せず、ほかの人と同じアイディアが出ても同じ場所にまとめてテーマを分類したりメンバーをシャッフルしたりして進めるので問題ないとのこと。そのため、誰もが気軽にアイディアを出せるのもワークショップのポイントといえます。
さらに、最近では「法人のお客さまへシステム提案をする際に、お客さまと一緒にワークショップを開いたところ、コミュニケーションを深められたうえ、お客さまの声をしっかり取り込んでいる姿勢を見せられた。また、お客さまと一緒に考えてコンセプトを生み出すことができた」（豊原さん）と、顧客満足度のアップや新しい営業の形としてもその可能性は広がっているようです。

そして、そのワークショップを行ううえで欠かせないのが、ポスト・イット® 製品。富士通ではいつでも手軽に使えるように、会議やワークショップが行われるスペースにはポスト・イット® 製品を常備しています。その魅力について「種類が豊富なので、テーマごとに色分けしたり、目的別にサイズを変えたりできる」（山野さん）。「発色が良いので写真に撮ったときにきれいに映る」（小堀さん）、「手ごろなサイズで、参加者が簡潔に書かなければという気持ちになる」（豊原さん）といった意見が聞かれました。なお、ポスト・イット® 強粘着ノートに記入するペンは裏うつりしなくて書きやすいので水性マーカーを愛用しているそうです。

未来ソリューションチームでは通常、壁やホワイトボードに大きな模造紙を貼り、そこに参加者が記入したポスト・イット® 強粘着ノートを貼り付けてもらうようにしています。これは、ワークショップ終了後に模造紙ごと丸めて会議室などから持ち帰れるため。なお、データは模造紙ごと写真に撮ったり、一度文字に起こしてパワーポイントなどにまとめたりして参加者に共有もしています。
ちなみに現時点ではまだポスト・イット® イーゼルパッドを使用していませんが、模造紙のようにテープで貼り付ける必要がなく、手軽に壁やホワイトボードに貼り付けられるため、未来ソリューションチームのメンバーからは今後ぜひポスト・イット® イーゼルパッドも活用したいという声が上がっていました。

ポスト・イット® イーゼルパッド テーブルトップを使えば、例えばテーブルに立てて議論をして、ある程度アイディアがまとまったら、はがして壁やホワイトボードに貼っていくといった使い方もできる

数あるポスト・イット® 製品のなかでも、未来ソリューションチームがワークショップで主に使用するのはポスト・イット® 強粘着ノート。その理由について、小堀さんは「みんなでその場で考えながら、こっちじゃない、あっちじゃないと貼った後も移動できる。また、ホワイトボードに貼ることもあるので、強粘着タイプでないと表面に油分が残ったホワイトボードでははがれてしまう」といいます。

ぜひ私もポスト・イット® 製品を活用したワークショップをやってみたい！と思っても何から手をつければよいか分からないという人も多いはず。そこで最後にこれから始める方へのアドバイスもいただきました。
ファシリテーターの育成については、やはり体験して場数を踏むことが一番とのこと。とはいえ「テーマごとに中身も違うので“まずは何でもいいので今日は発言する内容をポスト・イット® 強粘着ノートに書いて貼ってみましょう”とスタートして、貼ってもらったアイディアに“これはどういうことだろう”と聞いてみるとそれに書いた人がコメントしてくれる。こんな形で気軽に進めると簡単にできるし、最終的にアイディアもそろう。堅苦しくファシリテーターとして構える必要はない」（豊原さん）とのこと。また、参加者が緊張してアイディアがきちんと出るのだろうかといった不安に対しては「ファシリテーターがアイスブレイクで最初に場を温めてから始めれば、参加者が初対面でも大丈夫。まずは身近なテーマでみんなで話をして、その内容についてアイディアを書いてもらえばスムーズ」（小堀さん）だそうです。結果についてもワークショップなら「誰かが勝手に決めたものではなく、みんなで決めた結果がこれですよ、と目に見える形になるので共感されやすく合意形成をしやすい」（山野さん）とのこと。まだ体験をしたことのない方もまずは気軽にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。